Ana Kayıtlar :

Malzeme Kartı : Malzeme kart türü olarak “Tüketim Malı” iç tüketim malzemelerinin takibi için eklendi.

 Lot büyüklükleri bölünebilir; çıkış işlemleri sırasında miktarsal olarak parçalanabilinir olduğunu gösterir, büyüklükler bölünemez seçilmişse çıkış hareketleri sırasında miktar alanı editable değildir. Girildiği miktarda çıkılması gereklidir.

Ambar parametreleri; herbir ambar için malzeme seviyesi, yerleşim numarası verilebilir ve stok bulundurma yöntemlerinden biri olan ABC analizine göre malzemenin elde bulundurulup bulundurulmayacağına karar verilir. Ve seviye kontrolü ambar bazında yapılabilir.

Birimler

Öncelik; herbir alt birime göre verilebilir. Fişe giriş sırasında hangi birimin default

geleceğini gösterir. "0" ilk önceliktedir. Tüm birimler "0" ya da aynı öncelikte ise,

en üst sıradakini fişe getirir.

Kullanım yeri; ana birim için editable değil, ancak alt birimler için değiştirilebilir.

Çevrim katsayısı ve boyutlar alanları editable değildir, birim setleri sayfasından gelir. Değişiklik yapılması gerekirse, birim setlerinde yapılmalıdır.

Müşteri/tedarikçi

İlgili cari hesaplardan yapılan irsaliye ve fatura işlemlerinde kontrol kriteri olarak kullanılır.

Malzeme kartında müşteri tedarikçiler sayfasında belirtilmeyen cari hesaplara da mal alım ve satımı yapılabilir.

Temin/teslim süresi; sipariş ile ilgili bölümdür. Buraya girilen süre alınan/verilen sipariş fiş satırlarına öndeğer olarak gelir.

[Müşteri/Tedarikçi kodu; müşteri ve tedarikçilerin kendi ürün kodlarını girdikleri ve bu sayede ürünü hangi kodla takip ettiklerini gösteren koddur, istenirse formlara basılır.]

Alternatifler

Gold Klasik serisinden farklı olarak malzemenin alternatifi kart üzeriden girilir. İlgili malzemenin alternatifi belirli tarihler arası için, birden fazla alternatif malzeme için öncelik, tarih ve asgari/azami miktarlar, bölen/çarpan katsayıları girilerek belirlenebilir. Fiş girişi sırasında F9’da Alternatif Malzeme Uygula opsiyonu ile seçilebilir.

Örnek vermek gerekirse, A malzemesi için 2 adet B kullanılacak ise A malzemesinin alternatif penceresinde bölen alanına 2, çarpan  alanına 1 girilmesi gereklidir.

ABC Analizi

ABC yöntemi; bu yöntem stok kontrolunun yanısıra, satış veya dağıtım, kalite kontrolu, mamul çeşidi, malzeme tedariki ve üretim planlama sorunlarında da uygulanır.Stok kontrolunda ABC yöntemi, stok kalemlerinin toplam içindeki kümülatif yüzdelerine göre sınıflandırılmasından ibarettir.Bu sınıflandırmada stoklar genellikle 3 gruba ayrılırlar;

A grubu stok kalemleri; toplam miktarın %15-20sini, toplam değerin  %75-80ini oluşturur.

B grubu stok kalemleri; miktar olarak %30-40, değer olarak 10-15 lik payları vardır.

C grubu stok kalemleri; miktar olarak %40-50, değer olarak sadece %5-10 luk paya sahiptirler.

Bazı firmaların stokları 3’ten daha fazla sayıda grupta topladığı veya ABC nin herbiri içinde alt gruplar tanımladığı görülür.Her işletmenin stoklarının özelliklerine uyan bir sınıflandırma yapması, miktar ve değer yüzdelerinin de yine bu kritere göre saptanması doğaldır.

Belirlenen stok sınıflarının miktar %’leri etkin bir kontrola olanak sağlayacak biçimde tespit edilir.Örneğin, toplam miktarın ‘20sini A, %30unu B, %50sini C grubu stoklarının oluşturması öngörülür.

ABC prensibinin uygulanmasında öncelikle iki kural gözönüne alınmalıdır.

I. Düşük değerli kalemlerden bol miktarda bulundurmak

II.Yüksek değerli kalemlerin miktarını düşük tutup kontrolunu sıkılaştırmak.

ABC yöntemi ile stok kontrolunda A grubundaki kalemlerin kontrolunun daha sıkı yapılabilmesi için şu yollara başvurulur;

Ayrıntılı kayıt sistemleri düzenlenir.

Kontrol sorumluluğu daha üst düzeydeki personele verilir.

Gözden geçirme periyotları sıkılaştırılır

Tedarik süresi, sipariş noktası, emniyet stoku ve sipariş mitarı değerleri titizlikle hesaplanır.

Tedarik işlemleri yakından takip edilir.

C grubundaki kalemler için yukarıdaki hususlara mümkün olan en alt düzeylerde uyulur.Kontrol, sipariş ve kayıt işlemleri basit tutulur, bazıları elimine edilir.Stok miktarı yüksek tutulduğundan sık gözden geçirme ve sipariş işlemlerine gerek kalmaz.İşlemler basit olduğundan daha az kalifiye personel tarafından yürütülebilir.B grubundaki kalemler için A ve C ortası bir yol izlenir.

Özetlemek gerekirse,

ABC Analizi; malzemeleri, belirli bir kritere göre önem derecesi vererek sınıflandırmaktır. Analiz çeşitli yönetim teknikleri uygulanıp, malzemelerle ilgili olarak gerekli kararların alınması ve yöntemlerin benimsenmesi için veri sağlamaya yarar. Harfler ve önem dereceleri;

A  :  çok önemli    ..........................Genel toplamda en yüksek paya sahip olan sınıf

B  :  orta derecede önemli   ...........Genel toplamda orta derecede paya sahip olan sınıf

C  :  az önemli  ..............................Genel toplamda en düşük paya sahip olan sınıf

Bu sınıflandırmada malzemelerin, seçilen kriterle belirlenen genel toplamdaki paylarına bakılır.Önem derecelerini belirleyen oranlar filtrede verilir.

Analizin veri kaynağı, filtrelenen tarihler arasındaki malzeme hareketleridir.(transaction) Hangi tür hareketlerin taranacağı ise seçilen kriter ile belirlenir:

Satış hareketleri, sarf/fire hareketleri veya ambar hareketleri/kullanıcı tanımlı hareketler.

Malzeme yönetimi-Raporlar menüsünün altında bulunur, kullanıcı tarafından filtreleme işleminin yapılmasından sonra, aşağıda tarif edilen yönteme göre analiz yapılır. Raporda mevcut kodlar ile analiz sonucu oluşan kodların karşılaştırması yapılmaktadır. Analiz sonucu oluşan değerler ilgili malzeme kartına manuel yazılır.

ABC analizinde izlenen yöntem adımları;

Bir malzemeyle ilgili  olan ve filtrelere uyan bütün hareketler taranır. Her hareket için ana birime çevrim yapılır ve TUTAR (miktar*birim fiyat/maliyet/kar) hesaplanır.Bütün TUTARlar toplanır.(ve tutar kolonuna yazılır) Bu işlem filtrelenen türlere uyan bütün malzemeler için tekrarlanır.(Hareketlerde ana birime ait fiyat/maliyet/kar tanımlı değil ise, ana birim için bir değer bulmak için birimler arası çevrim katsayıları kullanılır.)

Filtreler

Birincil kriterler

Satış işlemleri ; satış irsaliyeleri, satış faturları(siparişler dahil değil)

Üretime çıkış işlemleri ; sarf, fire fişleri

Diğer çıkış işlemleri ; kullanıcı tanımlı çıkış fişleri

Satış işlemleri kriteri

Analiz kriteri olarak “satış işlemleri” seçildiğine hareket TUTARı hesaplamaları:

Satış hacmi (ciro)

TUTAR=(miktar*birim fiyat)+satıra düşen masraflar)-(satıra düşen indirimler)

Satış maliyeti

TUTAR=(miktar*birim maliyet)

Satış karı

TUTAR=(satış hacmi)-(satış maliyeti)

İkincil kriter

Ortalama birim fiyat/maliyet/kar

Miktar

ABC kodları

% olarak olduğu için 80-15-5 şeklinde değerler girilir.

Kodlama sınırı

Verilen oranı aşan ilk değer; oranı aşan ilk değeri de dikkate alır ve değeri ona göre atar.

Verilen oranı aşmayan son değer; oranı aşmayan son değere göre sıralama yapar.

Malzemeler, ilk önce 1.  adımda elde edilen toplam TUTARlara, sonra da ABC analiz ............filtresinin seçimindeki kriterlere göre sıralanırlar.

Sıralanan  bütün malzemeler için hesaplanan ve tutar kolonunda sıralanan parasal değerler toplanır (ve aynı kolonun en alt satırına TOPLAM TUTAR yazılır.)

Her malzeme için (TUTAR/TOPLAM TUTAR)*100 hesaplanır (ve %TUTAR kolonuna yazılır)

Her malzeme için (%TUTAR+sıralamada kendisinden önce gelen malzemelere ait %TUTAR) hesaplanır (ve kümülatif %TUTAR kolonuna yazılır)

Her malzemeye karşılık gelen kümülatif %tutara bakılarak ve filtrelerde belirlenen %lik dilimlere dayanarak A, B, C kodları verilmeye başlanır. Burada, kodlar arasındaki durma noktalarını belirleyen parametre devreye girer.Örneğin; filtre alanında bu parametre için “verilen oranı aşan ilk değer” seçilmiş ise; A:%75  B:%20  C:%5 olarak verilmiş olsun. Kümülatif %tutarlar açısından, ilk 5 malzeme sonrasında %73.5 e ulaşılmış olsun.

6.sıradaki malzeme ile bu değer %75 i aşıyorsa, örneğin %76, ilk 6 malzemenin ABC kodu A olur.

7.malzemeden itibaren benzer bir şekilde B kodu verilmeye başlanır.Eğer bu parametre için “verilen oranı aşmayan son değer seçilmiş ise, A kodu en son 5.malzemeye verilir.6.malzemeden itibaren B koduna geçilir.

Bu sonuçlara ulaşıldıktan sonra, malzemelerin ambar parametrelerinde yer alan ABC kodu alanları manuel olarak güncellenir veya rapor çıktısı ekrana, yazıcıya, diske alınır. (Şu anda otomatik güncelleme yok, belki ileride olabilir.)

Birim Setleri :

Gold Klasik serilerinde “Birim” kavramı bir ana birim ile 2. ve 3. Birim olarak ifade edilen 2 adet alt birimden oluşuyordu. Pratikte  sektörel farklılıklar gösteren birim kavramı 3 birimle sınırlı bir yapıdaydı ve özellikle birim çevrimlerinde yetersiz kalıyordu. MRP projesinin ilk  sürümü ile birimler için bir kart mantığında olan “Birim set” kavramı getirildi. Böylece kullanıcılar sınırsız sayıda alt birimlerden oluşan esnek bir yapı ile karşı karşıyalar. Her bir alt birim için üst birimle çevrim katsayısı, en, boy,  yükseklik, alan, hacim, ağırlık gibi detay ebat bilgileri girilebilmektedir.  Birim seti ilgili malzeme kartına bağlandığında ise, herbir alt birim için kullanım yerleri(malzeme fişleri, satınalma, satış) girilebilmektedir.

Öncelik; en sık kullanılan birimin fişlere default gelmesini sağlar.

Farklı birim setlerinin birbirine çevrimi görüntüsel olarak yapılıp, raporlamada kullanılmaktadır.

Herbir alt birimin ebat bilgilerinin girilebiliyor olması, özellike transport işlemlerinde gönderilecek sevkiyata göre ne kadarlık bir alana gereksinim duyulacağı ya da ne kadar ağırlıkla çekileceği gibi  bilgiler vereceği için sevkiyatın ona göre planlamasına da olanak sağlayacaktır.

Bölünebilme özelliği: küsuratlı miktar girebilmeyi sağlar.

Malzeme hizmet kartına özel/genel kavramı: sadece o malzeme için mi yoksa tüm malzemeler için mi kullanılacağını gösterir.

İşlemler :

Ambar Sayımı : Mal alım iade işlemleri, satıştan iadeler ve fireler sonucunda elde bulunan mal sayısı ile mal alım ve satış işlemlerinden sonra elde bulunan mal sayısı çakışmayabilir. Bu nedenle belirli aralıklarla mal sayımı yapılır. Elde bulunan miktarla işlemler sonucundaki miktar karşılaştırılır.

Ambar sayımları sonucu elde edilen bilgiler malzeme fiş türlerinden

·           sayım eksiği fişi

·           sayımı fazlası fişi

seçenekleri ile kaydedilir.

Ambar sayımına ilişkin bilgiler İşlemler menüsü altında yer alan Ambar sayımı seçeneği ile toplu olarak da kaydedilir. Sayım eksiği ve sayım fazlasına ilişin bilgileri içeren fişler program tarafından otomatik olarak oluşturulur.

Ambar sayımı seçeneği ile elle sayımı yapılan  malzemelere ait bilgiler  toplu olarak ve belirlenecek koşullara göre tablo üzerinden kaydedilir, sayım fazlası ve sayım eksiği fişleri program tarafından otomatik olarak oluşturulur.

Maliyetlendirme (Cost ile ilgili değişiklikler) :

Maliyetlendirme grubu; Gsys’de ambar tanımı yapılırken verilen bir öncelik numarasıdır. Malzeme hareketleri zamana göre sıralandıkları zaman, ambarlara ait “Maliyetlendirme grubuna” bakılır. Maliyet grubu aynı olan hareketler Ambarları farklı olsa dahi, kendi içinde maliyetlendirilirken, farklı Maliyet grubuna dahil olan hareketler de, kendi arasında işlem görmektedir. Yani herbir maliyet grubu, kendi içinde bir bütün kabul edilerek malzemeler ona göre maliyetlendirilir. Maliyet grup numarası “Ambar fişlerinin” maliyetlendirilmesinde dikkate alınmaktadır.

Maliyetlendirme Filtreleri

Ambar Maliyet Grubu: Cost programında maliyet atama işlemi “Maliyet grubu” bazında yapıldığı için tanımlı grup numaralarından en az birisinin seçilmiş olması gerekmektedir.Hangi grup numaraları seçilmiş ise, maliyet atama işlemi o numaralar bazında yapılır.

Ambarlar: Maliyetlendirme işleminin yalnız belirli ambarlar bazındaki fişlere uygulanması için kullanılabilen bir filtredir. Ambarlar, “maliyet gruplarına “göre kendi içinde maliyetlendirilir.

Fişler zamana göre sıralanırken, aynı anda kesilmiş ve aynı ambarlar arasında gerçekleşmiş ambar  fişleri varsa bu durumda maliyetlendirme yapılırken  “maliyetlendirme grubuna bakılır:

Eğer Ambarlara ait “maliyetlendirme grubu “AYNI ise bu Ambar fişleri maliyetlendirmeye katılmaz. Ambarlara ait “Maliyetlendirme grubu” FARKLI ise bu durumda Maliyetlendirme grup numarası küçük olan ambara ait hareket önce maliyetlendirilir. YANİ küçük numaranın önceliği vardır.

Dönemsel ortalama hesaplama yönteminde değişiklik

Dönemsel ortalama ; dönem kapama tarihinden bir önceki güne kadar yapılan giriş işlemlerinin ağırlıklı ortalaması (ana birim cinsinden miktar*giriş fiyatı) alınır ve dönem içindeki çıkış fişlerine aynı maliyet atanır. İki dönem kapama işlemi yapılmış ise; birinci dönem kapama tarihinde elde bulunan ana birim cinsinden stok miktarı ve çıkış fişlerine atanan maliyet ikilisi(Pozitif ise), ikinci dönem için bir giriş hareketi olarak kabul edilir. İkinci dönemdeki alım işlemleri ile birlikte ağırlıklı ortalamaya göre maliyet hesaplanır.

Fakat ; birinci dönem kapama tarihinde elde bulunan ana birim cinsinden stok miktarı ve çıkış fişlerine atanan maliyet ikilisi Negatif ise; sonraki dönemi etkilemez.Fakat bir sonraki döneme ait miktar ve birim fiyat, kendinden önceki dönemin miktar ve birim fiyatını pozitif yapacak kadar büyükse bu maliyet hesabını etkiler. Ayrıca, bir sonraki dönemin maliyeti hesaplandıktan sonra elde kalan miktar ve fiyat pozitif olmuşsa sonraki dönemleri etkilemeye başlar.

Eğer birinci ve ikinci  dönemde elde bulunan ana birim cinsinden stok miktarı ve çıkış fişlerine atanan maliyet ikilileri Negatif  ise, bu  dönemlerin stok miktarları ve çıkış fişlerine atanan maliyetleri toplamı 3. Döneme giriş  hareketi olarak yansır. Bu şekilde negatif bulunan miktar ve maliyet değerleri toplanarak sonraki dönemlere aktarılır.

Maliyet =  (Giriş fişindeki miktar * Giriş fiyatı) /  (Giriş miktarları)